テクノロジー

クライアント管理は、利用するツールごとに必要になるため、二重三重の管理に陥りやすくなります。
弊所では、一括で追加・更新できるように仕組み化されています。‍

一括登録‍

フォームを使用して、以下のサービスにクライアント情報を登録しています。

• Google ドライブ
  • 契約書や案件などの用途別に、クライアントごとのフォルダを作成
• board
  • boardで管理する顧客を登録
• Toggl Track
  • Toggl Trackで管理するClientを登録
• Slack
  • クライアントとのSlackコネクト用チャンネルや、所内用チャンネルを作成

社名や住所の更新

国税庁法人番号公表サイトのAPIを利用し、最新の社名や住所を取得します。
取得した情報は、各サービスに反映されます。
最新の法人情報は定期的にチェックしており、更新されている場合は通知を受け取ります。

共有フォルダ管理

クライアントごとの共有フォルダの作成と、アクセス可能なアカウントの管理を行っています。

契約締結に向けての準備

契約に必要な情報をクライアントからいただきます。
また、契約後にすぐ案件が進められるよう、希望するコミュニケーション方法を確認します。

契約書のドラフト作成

上記でクライアントからいただいた情報および利用するサービスの条件を記載したドラフトを自動的に出力します。
事前にサービスごとの契約書テンプレートを作成し、条件を埋め込む仕組みを整えています。

案件管理はクライアント管理と同様に、使用するツールごとに必要になるため、二重三重の管理に陥りやすくなります。
弊所では一括で追加・更新できるよう仕組み化されています。

一括登録

案件は契約と連動しています。
契約書のドラフト作成時に入力した情報を基に、案件が作成されます。

• board
  • boardで管理する案件を登録
• Toggl Track
  • Toggl Trackで管理するProjectを登録

案件担当者管理

案件ごとに担当者を登録できるようにしており、担当していない案件の情報を遮断する重要な管理機能となっています。
登録された担当者情報は、各ツールと連動します。

• Google ドライブ
  • クライアントごとに自動作成された案件フォルダのアクセス権限と連動
• Toggl Track
  • Toggl TrackのProjectのアクセス権限と連動
• Slack
  • クライアントごとに自動作成された所内用チャンネルのアクセス権限と連動

弊所では、クライアントからの依頼をタスクとして管理しています。
タスクはデータベースで管理されており、登録はクライアントごとに自動作成された所内用チャンネルから行うことができます。
弁護士は、担当しているクライアントのタスクのみ閲覧可能です。

Slackからの自動登録・更新

弁護士は、該当するチャンネル内でスレッドを作成し、特定のリアクションを行うことでタスクの登録が可能です。
また、以下の各種更新も行えます。

• 担当者
• 期限
• ステータス
• 参考リンク登録

自動コンフリクトチェック

依頼内容に相手方が存在する場合、タスク登録時に自動でコンフリクトチェックが行われます。
コンフリクトがある場合は、担当者に通知されます。

AIによるタスク自動作成

一定の条件下で依頼内容をAIが読み取りタスクを自動作成をします。
またオプトアウト機能により学習させないよう設定しています。

弊所のサービスに対する請求業務には、以下の要素が含まれます。

• 基本料金（顧問料）
• タイムチャージ
• 稼働保証料金（時間）
• 特別な対応

これらの要素は案件として管理され、自動で請求額が集計されています。

タイムシートの自動作成

弊所では、Toggl Trackに記録された稼働時間を基にタイムシートを作成しています。
Toggl TrackのAPIを利用してタイムシートを取得し、Google ドライブに保存しています。

また、このタイムシートはリアルタイムで更新され、クライアントと共有されています。

請求書の自動作成

タイムシートと同様に、Toggl Trackに記録された稼働時間をAPIで取得します。
請求書はboardで管理されており、boardのAPIを利用して、基本料金、稼働保証料金、および稼働時間を基に請求書を作成します。

また、請求書もリアルタイムで更新され、クライアントと共有されます。

請求額のリアルタイム通知

請求額は、Slackの管理者用チャンネルにリアルタイムで通知されています。

所属弁護士への支払額も請求の仕組みと同様に自動で算出しています。

支払通知書の自動作成

支払額を算出するために、Toggl Trackに記録された稼働時間をAPIで取得します。
支払通知書はboardで管理しており、boardのAPIを利用して、稼働時間とその内容を記載した支払通知書を作成します。

また、支払通知書はリアルタイムに更新され、弁護士には週末にその内容が通知されます。

支払い額のリアルタイム通知

支払い額は、Slackの管理者用チャンネルにリアルタイムで通知されます。

内部、外部を問わず、オンラインミーティングが発生する場合があります。
そのため、弁護士にはカレンダーへの予定入力をお願いしています。
入力された予定を最大限に活用できる仕組みを構築しています。

日程調整リンクの自動作成

日程調整が可能なリンクを自動で作成しています。
案件ごとにミーティングが発生する可能性のあるメンバーを組み合わせ、さまざまなパターンのリンクを事前に作成しておくことで、ミーティングのたびに新たに作成する手間を省いています。

Slackから日程調整リンクの取得

上記で作成した日程調整リンクは、Slackから呼び出すことが可能です。
参加する弁護士を指定し、リンクを取得できます。

複数カレンダーの自動コピー機能

事務所のカレンダーとクライアント専用のカレンダーを持つ弁護士もいます。
このような場合、Googleカレンダー同士で複数のカレンダーを自動的に同期する機能を提供しています。

弊所では、弁護士が弁護士業務に集中できる環境を目指し、事務所に関する手続きや情報を最小限の場所に集約しています。

マイページの提供

弁護士専用のマイページを作成しています。
このページは、事務所内で一元管理されたデータから、各弁護士に関する情報を自動的に表示する仕組みです。
主に閲覧可能な情報は以下の通りです。

• 事務所のクライアント一覧
• 事務所メンバーのプロフィール
• 担当クライアントのタスク
• 支払い履歴
• 稼働時間
• ドキュメント
• 手続きフォーム（個人案件登録など）
• 日程調整リンク

など

入所手続きの自動タスク化

入所に必要な手続きを自動でタスク化することで、スムーズかつ漏れのないオペレーションを実現しています。
これには、各種ツールのアカウント発行や支払い手続きが含まれます。

勤務時間管理

弁護士の勤務時間を管理し、時間帯や曜日などを分析できる状態で保管しています。
事務所全体の状況確認にも活用されています。

サーベイ管理

毎週、弁護士には業務状況をアンケートで調査しています。アンケート結果は履歴として自動保存され、上記の勤務時間と比較して、弁護士の状況を常に確認できるようにしています。

弊所では、クライアントとのやり取りを主にSlackを通じて行いますが、メールやChatworkにも対応可能です。

ChatworkからSlackに自動転送

Chatworkで特定のグループに投稿された内容や、メンション（To）された投稿を、Slackの特定チャンネルに自動転送する機能を提供しています。
この設定はメンバーごとに行うことが可能です。

弊所では、主に外部発信に関する業務の効率化に取り組んでいます。

Xでの法務アップデート投稿

所内の弁護士が、法律事務所LEACTの名義でX（旧Twitter）に投稿できる仕組みを整えています。
弁護士は投稿内容をSlackでリクエストすることで、XおよびWebページのお知らせに投稿が行われます。

Webページ作成・管理

法律事務所LEACTのWebページは、すべて内製で制作・管理しています。
お知らせ、メンバー紹介、サービス内容、導入事例などは、CMSを使用して運用しています。

採用イベント管理

ウェビナーなどの採用イベントに必要な管理を行っています。
具体的には、以下の業務をすべて内部で処理しています。

• 参加フォームの作成
• 自動返信メールの設定
• リマインドメールの送信
• 参加者の管理